Qu'est-ce que la GED ?

La Gestion électronique de Documents est un processus consistant à gérer différents types de documents dans une organisation. La GED intervient dans toutes les étapes de production du document, à travers leur production, puis leur flux de travail et enfin leur archivage. Les avantages de la GED sont multiples. De nombreuses organisations privées (banques, assurances, entreprises…) et publiques (collectivités, département, hôpitaux…) utilisent une GED pour gérer leurs documents.

Gestion électronique de Documents

Qu'est-ce que la GED ?

Les solutions de GED utilisent des logiciels qui gèrent électroniquement la création, le stockage et le contrôle des documents. Les programmes permettent uniquement aux utilisateurs autorisés d’accéder aux documents pour effectuer des tâches telles que la modification ou l’impression. Les fonctionnalités du logiciel de GED incluent généralement la gestion du flux de travail, la gestion de documents, la création d’images et la récupération de texte.

  • Dématérialisation et archivage électronique: Mise en oeuvre de l'ILM (Information Lifecycle Management)
  • Porte monnaie A6 avec fermeture éclair, Classeur pour budget, Organiseur pour argent liquide, portefeuille, fermeture éclair, compartiments pour les poches, étiquettes de lettres (rose)
    PACKAGE DÉTAILLÉ:1 pièce A6 classeur budgétaire en cuir PU, 10 classeurs budgétaires avec enveloppes de caisse à fermeture éclair, 12 planificateurs budgétaires, 5 couleurs d'intercalaires de classeur avec poches, 5 couleurs d'étiquettes, 2 autocollants de planificateur budgétaire. POINTS ÉTOILES : Les autocollants du planificateur de budget vous donnent plus de choix pour écrire des notes, les enveloppes transparentes pour l'argent et les cartes, et la couverture souple du classeur d'argent semble plus avancée, 5 sortes de diviseurs de classeur de couleur avec des poches et des étiquettes vous aident à obtenir plus clairement votre organisateur d'argent pour l'argent. HAUTE QUALITÉ : Cet organisateur d'argent pour la couverture de l'argent liquide est fait de cuir PU qui est super doux et durable, vous pouvez le plier pour le stockage, et les diviseurs pour le classeur à 6 anneaux a 5 sortes de couleur, les sacs à fermeture éclair sont résistants aux déversements afin qu'ils puissent sécuriser vos billets et empêcher l'eau d'éclabousser sur votre billet. FACILE À TRANSPORTER : Cet organisateur d'argent pour le budget de classeur d'argent est de 20x14x4cm, vous pouvez donc l'emmener partout où vous voulez aller, mettre votre argent, billet, carte, stylo de bureau, note quotidienne en elle, transporter ce portefeuille de budget à fermeture éclair avec des enveloppes d'argent dans vos sacs, voitures, bureau, etc. GARANTIE CLIENT : Nous avons beaucoup de sortes de classeur A6 avec enveloppes de caisse à fermeture éclair, et nous aimerions recevoir vos conseils, s'il y a des problèmes, contactez-nous dès que possible, nous résoudrons vos problèmes immédiatement.

Pour optimiser les fonctionnalités de la GED, un scanner est nécessaire pour permettre l’impression numérique des documents papier. Grâce à la lecture et à la reconnaissance automatique de documents, le logiciel est capable d’indexer automatiquement les documents et de les stocker au bon endroit dans l’espace de stockage numérique. Cette fonction permet également de faciliter la recherche de documents. Les collaborateurs peuvent effectuer une recherche par mots-clés ou par date par exemple pour trouver leurs documents.

Les avantages de la GED

La GED présente de nombreux avantages pour les organisations.

Gestion des documents rationalisée

Lorsque le logiciel de GED numérise un document, celui-ci est immédiatement disponible pour les personnes autorisées. La GED limite le risque de perte ou de détérioration des documents. Stockés de manière électronique, les collaborateurs n’ont plus besoin de classer les documents dans des classeurs d’archives.

Efficacité des employés accrue

Les documents numériques sont facilement accessibles par plusieurs personnes simultanément, éliminant les problèmes liés à la lecture seule. Grâce au scanner, les collaborateurs peuvent numériser très rapidement les documents papier et les partager facilement au sein de l’entreprise. La consultation, la modification et le partage de documents sont également simplifiés. La GED représente donc un gain de temps considérable. L’atout principal de la GED reste l’automatisation des tâches grâce à des systèmes de workflows, qui permet au personnel de libérer du temps pour des tâches moins chronophages. Par exemple, lorsqu’un collaborateur effectue une demande de congés via la GED, le document est automatiquement envoyé au responsable pour demande de validation. Une fois que la demande est acceptée, puis signée, le document est renvoyé au collaborateur. Les flux automatisés permettent également de gagner du temps.

Amélioration de la sécurité

La GED permet de mieux gérer la confidentialité des documents. Les documents sont accessibles uniquement aux personnes qui ont les autorisations. Les documents sensibles tels que les feuilles de paie sont protégés par un système de coffre-fort numérique. La GED permet également une meilleure traçabilité des documents.

Réduction des coûts

La numérisation réduit la nécessité d’utiliser des photocopieurs pour distribuer des documents, ce qui permet à une entreprise d’économiser sur les coûts liés à l’encre, au papier et à la maintenance. La numérisation de documents réduit également les coûts liés au stockage, tels que les classeurs, les accessoires de classement et les commis de classement.

S’insérer dans une démarche environnementale

La GED aide les entreprises à adopter une démarche écoresponsable. La GED réduit le gaspillage et limite la production de documents papier. Les documents électroniques sont distribués par voie électronique et limitent la production de papier.

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