Qu’est-ce que la GED ?

La Gestion électronique de Documents est un processus consistant à gérer différents types de documents dans une organisation. La GED intervient dans toutes les étapes de production du document, à travers leur production, puis leur flux de travail et enfin leur archivage. Les avantages de la GED sont multiples. De nombreuses organisations privées (banques, assurances, entreprises…) et publiques (collectivités, département, hôpitaux…) utilisent une GED pour gérer leurs documents.

Gestion électronique de Documents

Les solutions de GED utilisent des logiciels qui gèrent électroniquement la création, le stockage et le contrôle des documents. Les programmes permettent uniquement aux utilisateurs autorisés d’accéder aux documents pour effectuer des tâches telles que la modification ou l’impression. Les fonctionnalités du logiciel de GED incluent généralement la gestion du flux de travail, la gestion de documents, la création d’images et la récupération de texte.

Pour optimiser les fonctionnalités de la GED, un scanner est nécessaire pour permettre l’impression numérique des documents papier. Grâce à la lecture et à la reconnaissance automatique de documents, le logiciel est capable d’indexer automatiquement les documents et de les stocker au bon endroit dans l’espace de stockage numérique. Cette fonction permet également de faciliter la recherche de documents. Les collaborateurs peuvent effectuer une recherche par mots-clés ou par date par exemple pour trouver leurs documents.

Les avantages de la GED

La GED présente de nombreux avantages pour les organisations.

Gestion des documents rationalisée

Lorsque le logiciel de GED numérise un document, celui-ci est immédiatement disponible pour les personnes autorisées. La GED limite le risque de perte ou de détérioration des documents. Stockés de manière électronique, les collaborateurs n’ont plus besoin de classer les documents dans des classeurs d’archives.

Efficacité des employés accrue

Les documents numériques sont facilement accessibles par plusieurs personnes simultanément, éliminant les problèmes liés à la lecture seule. Grâce au scanner, les collaborateurs peuvent numériser très rapidement les documents papier et les partager facilement au sein de l’entreprise. La consultation, la modification et le partage de documents sont également simplifiés. La GED représente donc un gain de temps considérable. L’atout principal de la GED reste l’automatisation des tâches grâce à des systèmes de workflows, qui permet au personnel de libérer du temps pour des tâches moins chronophages. Par exemple, lorsqu’un collaborateur effectue une demande de congés via la GED, le document est automatiquement envoyé au responsable pour demande de validation. Une fois que la demande est acceptée, puis signée, le document est renvoyé au collaborateur. Les flux automatisés permettent également de gagner du temps.

Amélioration de la sécurité

La GED permet de mieux gérer la confidentialité des documents. Les documents sont accessibles uniquement aux personnes qui ont les autorisations. Les documents sensibles tels que les feuilles de paie sont protégés par un système de coffre-fort numérique. La GED permet également une meilleure traçabilité des documents.

Réduction des coûts

La numérisation réduit la nécessité d’utiliser des photocopieurs pour distribuer des documents, ce qui permet à une entreprise d’économiser sur les coûts liés à l’encre, au papier et à la maintenance. La numérisation de documents réduit également les coûts liés au stockage, tels que les classeurs, les accessoires de classement et les commis de classement.

S’insérer dans une démarche environnementale

La GED aide les entreprises à adopter une démarche écoresponsable. La GED réduit le gaspillage et limite la production de documents papier. Les documents électroniques sont distribués par voie électronique et limitent la production de papier.